Как проводить планерки

Каждый руководитель и каждый менеджер по продажам хотя бы раз в жизни присутствовали на таком замечательном мероприятии, как планерка в отделе. 

По опросам, большинство сотрудников считают данное мероприятие скучным, пустым, бесполезным мероприятием и пустой тратой времени.

К сожалению, в большинстве компаний планерки носят мучительный характер для всех сторон процесса. Давайте разберемся, почему так происходит и как сделать планерки продуктивными и бодрящими.

Начнем с определения:

Планерка — это ежедневное, но непродолжительное, собрание сотрудников отдела продаж с конкретной целью. Иногда еще планерки называют «пятиминутками». Обычно целью проведения планерки является обсуждение планов на день и постановка задач сотрудникам.

Планерки становится скучными и обременительными в том случае, если:

• нет четкой повестки дня
• у руководителя нет четкого понимания целей планерки
• не ограничен тайминг
• не проводить планерки ради проведения. Есть такие руководители, которые проводят совещания, потому что так всегда делают. Это не имеет никакого практического смысла. 

Я знаю таких руководителей, которые превращают планерку в посиделки ни о чем и нравоучительные разборы полетов. Само по себе такое действо ужасно, а при условии, что они проводят их перед началом рабочего дня — это еще и губительно для всего дальнейшего процесса продаж.

Что делать, чтобы провести планерку интересными и эффективными:

• обозначить тем для обсуждения и не отвлекаться на постороннее вопросы
• обозначить тайминг планерки и строго его соблюдать
• не устраивать дискуссий, обсуждать только конкретику
• назначить ответственного за соблюдением тайминга и тематики на планерке. Это может быть и секретарь и администратор и кто-то из менеджеров 
• давать высказаться всем участникам. Не эффективно если ежедневно на планерках выступают одни и те же сотрудники, а остальные просто слушают и критикую. 
• вести протокол планерки и фиксировать принятые решения. После планерки протокол надо разослать всем участникам в электроном виде. Желательно разослать протокол через 30-60 минут, а не к концу рабочего дня.

Соблюдение этих простых правил сделают планерки результативными и осмысленными.

План проведения планерки

Единого плана проведения планерки не может быть, потому что:

• планерки проводятся на разном уровне
• решаются разные задачи
• различается состав участников.

Так, планерка РОПа с менеджерами отдела продаж по разбору текущей ситуации по выполнению плана и планерка руководителей департаментов будут проводиться совершенно по разному.

Приведем несколько примеров того, как проводить планерки на разных уровнях.

1. Пример проведения еженедельной планерки в отделе продаж застройщика

• РОП озвучивает повестку дня и продолжительность встречи с менеджерами
• подводит итоги по выполнению плана продаж отдела за прошедший период
• если план по продажам выполняется с отставанием от графика, то участники обсуждают шаги по увеличению продаж с четким распределением ролей. Здесь важно, что не обсуждаются причины и не ищут виновных в невыполнении плана на прошлой неделе! Иначе планерка превратится в спор с переходом на личности.
• РОП озвучивает, кто из сотрудников достиг наилучших результатов за прошедшую неделю или выполнил план. Если такое предусмотрено, то проводит награждение лучших менеджеров
• рассказывает о новых акциях, новых задачах, новых решениях от руководства компании
• подводятся итоги, распределяются задачи с фиксацией в протоколе планерки.

По итогам планерки все менеджеры получают на почту протокол с принятыми решениями и задачами.

Если с кем-то из менеджеров РОПу надо обсудить результаты работы (не выполнение плана), то такие разборы проводятся индивидуально после общего собрания.

2. Пример проведения планерки руководителей подразделений 

Когда проводится совещание руководителей различных подразделений управляет процессом обычно генеральный директор или учредитель. Структура планерки следующая: 

• озвучивается повестка встречи и длительность проведения планерки
• руководитель подводит итоги за отчетный период, успехи компании и результаты работы
• обозначаются общие проблемы по выполнению показателей
• руководитель каждого отдела или департамента получает возможность рассказать об успехах и проблемах своего направления
• после выступления всех участников организатор планерки озвучивает план действий по устранению проблем и цели на следующий период. Ставятся задачи каждому департаменту и координируются совместные действия отделов
• подводит итоги встречи, резюмирует поставленные задачи и назначает дату следующего собрания.

3. Пример проведения персональной встречи РОПа и менеджера по итогам работы за период (если не выполняется план продаж)

• руководитель отдела озвучивает показатели сотрудника
• уточняет причины невыполнения плана продаж и дает менеджеру высказаться
• обозначают план действий на следующий период 
• разбирают с менеджером клиентов и прорабатывают план действий по каждому из них
• при необходимости прослушивают записи звонков и встреч менеджера и проводят совместный анализ их результативности
• намечают шаги по улучшению качества работы с клиентами
• РОП резюмирует встречу, проговаривают поставленные задачи и назначают дату следующей персональной встречи.

Здесь важно:

• при разборах записей РОП должен не критиковать менеджера, а давать возможность понять свои ошибки и самому их исправить
• если достигнутые договоренности и поставленные задачи по итогам встречи менеджеры не соблюдает и не выполняет, то надо поднимать вопрос об  увольнении сотрудника. Нельзя проводить более 2х индивидуальных встреч без дальнейшего результата.

Как проводить онлайн планерки

Бывают ситуации, когда сотрудники физически не могут находиться в одном помещении для проведения планерки. В таких случаях проводится онлайн планерка. ПО своим задачам и алгоритму проведения такая планерка ничем не отличается от стандартной. Однако к виртуально планерке надо немного по-другому готовиться:

• выбрать и подключить у всех участников приложение для проведения онлайн встречи. Это могут быть Skype, Zoom или иной мессенджер. 
• необходимо обеспечить качественное интернет-соединение у всех участников. ИНтернет по Wi-Fi всегда хуже по качеству, чем соединение сотового оператора. Попросите участников подключиться по 4G или LTE. 
• если в процессе онлайн планерки качество соединения у участников плохое, нет звука или картинки, то лучше отложить мероприятие и дождаться устранения проблем со связью.
• для онлайн планерки надо создавать более информативные презентационные материалы
• регламентировать встречу и сократить время выступления каждого участника до полезного минимума. Иначе будет сложно держать всех участников в фокусе

Чек-лист эффективного проведения планерки:

• задачи расставлены с четкими сроками выполнения
• задачи назначены для выполнения конкретным исполнителям
• сотрудники принимают активное участие в обсуждениях вопросов и задач
• к следующей встречи все поставленные задачи выполнены
• планерки укладываются в отведенный регламентов период времени
• протокол планерки рассылается участникам через 30-50 минут после завершения встречи

Почему планерки часто неэффективные?

Причины неэффективности планерок в каждом конкретном случае разные, но в целом они следующие:

• нет четкого регламента проведения планерки. Если участники не знают как долго им придется присутствовать на совещании, или того хуже, все прекрасно знают, что пятиминутка на весь день, то сотрудники настраиваются на неэффектинвный режим присутствия. Каждый начинает думать о своем или заниматься другими вопросами. 
• опоздания участников. Ваши сотрудники должны усвоить правило, что последним в зал проведения планерки заходите вы — руководитель. Если сотрудники начнут опаздывать, то весь тайминг собьется.
• присутствие лишних людей. Не стоит приглашать на планерку участников, от которых не зависит выполнение обсуждаемых задач. Принцип «они все — команда и должны быть в курсе!» — это путь в длительные и бессмысленные заседания ни о чем. Приглашайте только тех, кто отвечает за результат.
• планерка ради планерки. нет четкой тематики. Не стоит проводить совещания и планерки по привычке. Если вы не можете тезисно сформулировать 2-3 темы для планерки, то ее и не стоит проводить!
• слишком большой перечень обсуждаемых вопросов. Так же не стоит проводить планерку более, чем по 3 вопросам. Тогда планерка превратится в эпизод кинофильма «Гараж». 

Как сделать планерки более эффективными.

С опытом и практикой сотрудники привыкают к тому, что на планерках их ругают и отчитывают. Из-за этого снижается эффективность планерок.

Для того, чтобы планерки были эффективными попробуйте поменять риторику с негатива на позитив.

• не начинайте с обсуждения проблем, начините с успехов
• не штрафуйте, а награждайте и хвалите на общих собраниях
• жестко пресекайте превышение тайминга каждым участником. Постепенно сотрудники научатся лаконично излагать свои мысли.
• не обязательно проводить планерку в зале для совещаний. Хорошая практика проводить планерки на объектах или на выездных площадках. Например, застройщики в Турции и некоторых других станах проводят планерки за завтраком в кафе. Таким образом все знают, что планерка продлится не более, чем до десерта.
• проводите планерки по мере необходимости, а не регулярно. 
• заканчивайте планерку позитивно и мотивируйте участников на энергичную плодотворную работу.

Всем продаж!